Każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna współpracę z inną firmą posiadającą siedzibę na terenie Unii Europejskiej, zobowiązuje się do tego, by sprawdzić jej numer identyfikacyjny. Umożliwia mu to specjalny System VIES — wyszukiwarka podmiotów zarejestrowanych, jako te, które dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych. Co ważne, VAT Information and Exchange System należy do Komisji Europejskiej.
Z pewnością dobrą informacją jest to, że System VIES jest naprawdę prosty w obsłudze. Dostępna w 23 językach wyszukiwarka, gromadzi informacje pochodzące z krajowych baz danych kolejnych członków UE. By z niej skorzystać, wystarczy wybrać państwo z listy państw członkowskich i wpisać numer VAT firmy — w Polsce określany, jako VAT-UE.
System VIES i wyniki wyszukiwania
Z systemu VIES można dowiedzieć się, czy numer VAT jest aktywny, czy może nieważny. Jeśli uzyskamy negatywną odpowiedź, mamy pewność, że podmiot nie jest zgłoszony jako czynny podatnik VAT-UE. Przy czym taka informacja może oznaczać, że nigdy nie był on zarejestrowany do VAT-UE albo, że jest w trakcie rejestracji. Równie dobrze wiadomość tego rodzaju może wskazywać też, że podmiot został wykreślony z bazy podatników unijnych.
Tak czy inaczej, pozostaje jednak pytanie: jaki jest sens weryfikowania takich informacji? Otóż w przypadku dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej, to czy nasz kontrahent faktycznie widnieje, jako podmiot zarejestrowany do VAT-UE ma olbrzymie znaczenie. Między innymi ze względu na prawo do stosowania wówczas zerowej stawki VAT — stawki VAT 0%.
Stosuje się nią przy zachowaniu pewnych warunków. Chodzi na przykład o potwierdzenie wywozu towarów do innego kraju Unii Europejskiej, a także potwierdzenie tego, iż nabywca jest zarejestrowany, jako podatnik podatku od wartości dodanej. Nie zastosowanie się do powyższych warunków, oznacza konieczność opodatkowania zaistniałej sprzedaży krajową stawką VAT.
Weryfikacja kontrahenta i sprawdzenie go w Systemie VIES jest zatem kluczowe dla sprawnego, a przede wszystkim korzystnego biznesu międzynarodowego.
Jak zarejestrować się do VAT-UE?
Co ciekawe, w systemie można sprawdzić też własną firmą. Nie tylko z czystej ciekawości, ale także, by zweryfikować, czy nadal istnieje w rejestrze. Robią tak zwłaszcza ci przedsiębiorcy, którzy przez dłuższy czas nie dokonywali żadnych transakcji wewnątrzwspólnotowych. Co, jeśli okaże się, że ich firma nie przeszła pozytywnie weryfikacji? Otóż, w takiej sytuacji nie pozostaje im nic innego jak zgłoszenie sprawy do odpowiedniego urzędu skarbowego. Najpewniej będą musieli też ponownie zarejestrować się do VAT-UE.
Każdy przedsiębiorca, który chce dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, musi bowiem dokonać rejestracji do VAT-UE. W tym celu powinien uzupełnić formularz VAT-R i wskazać powód rejestracji. Jeśli chodzi o przedsiębiorcę będącego czynnym podatnikiem VAT, powodem są oczywiście transakcje wewnątrzwspólnotowe. Gdy jednak przedsiębiorca nie podlega obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT — najpewniej chodzi o dokonywanie wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług lub importu usług, które podlegają art. 100 ustawy o VAT.
Co zrobić, jeśli podczas weryfikacji własnej firmy i swoich danych wykryjemy błąd? Może się przecież okazać, że zaszła pomyłka i w odniesieniu do naszej działalności wskazano na przykład zły adres. Z racji tego, że bazy danych z numerami VAT UE prowadzą krajowe administracje podatkowe, powiadomienie należy skierować wtedy do właściwego urzędu skarbowego. W naszym imieniu dokona on aktualizacji błędnych danych.