Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej lub praca na etacie wiąże się z koniecznością dokumentowania różnego rodzaju transakcji, a także odprowadzania podatku dochodowego. Dzięki temu firma bez problemu funkcjonuje na rynku, a rozliczenia z urzędami nie stanowią większych trudności. Jedną z rzeczy, na które warto zwrócić uwagę podczas rozliczeń podatkowych, są koszty uzyskania przychodu. Czym one są i kiedy je stosować? Jaka jest ich podstawowa stawka? Kiedy można stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu – czym one są?
Koszty uzyskania przychodu definiowane są przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Opisuje je ona jako środki pieniężne wydane w celu uzyskania lub zabezpieczenia źródła przychodu finansowego. Wydatkami tego typu mogą być między innymi zakupy potrzebnych materiałów, wydatki związane ze sprzętem komputerowym lub opłaty za lokal, telefon czy domenę internetową.
Koszty uzyskania przychodu zmniejszają podstawę opodatkowania w przypadku osób, które rozliczają się w sposób liniowy lub na zasadach ogólnych. Tym samym warto dokładnie je dokumentować, aby poprawnie wyliczyć wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Dzięki temu bowiem zdecydowanie wzrasta wynagrodzenie, jak zostaje nam w kieszeni po potrąceniu podatku.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu – jaka jest ich stawka i kiedy można ją podwyższyć?
Kwota kosztów uzyskania przychodu różni się w zależności od tego, z ilu stosunków pracy jednocześnie pracownik otrzymuje wynagrodzenie. Kiedy osoba zatrudniona uzyskuje przychód z jednego stosunku służbowego, minimalna miesięczna suma wydatków tego typu wynosi 111,25 zł. Rocznie nie może ona zaś przekroczyć 1335 zł. W przypadku pracownika otrzymującego wynagrodzenie z kilku stosunków pracy, koszty uzyskania przychodu oblicza się osobno z każdego z nich. W takiej sytuacji minimalna kwota miesięczna to również 111,25 zł, w skali roku może ona zaś wynosić maksymalnie 2002,05 zł.
Koszty uzyskania przychodu można podwyższyć w przypadku, gdy pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się firma czy zakład pracy. Koniecznym do spełnienia warunkiem jest jednoczesny brak dodatku za rozłąkę. W takim przypadku koszty uzyskania przychodu wynoszą 139,06 zł miesięcznie. Aby pracodawca uwzględnił wydatki na dojazd podczas obliczania zaliczki na podatek dochodowy, osoba zatrudniona powinna złożyć w tym celu specjalne oświadczenie. Do wniosku należy również załączyć wszelakie dokumenty poświadczające wysokość kosztów podróży, takie jak imienne bilety okresowe.
Kiedy nie można stosować kosztów uzyskania przychodu?
Istnieje kilka przypadków, w których nie można zastosować kosztów uzyskania przychodu do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Dzieje się tak między innymi wtedy, gdy pracownik przez okres miesiąca przebywa na bezpłatnym urlopie lub zasiłku macierzyńskim czy zdrowotnym. Podobnie nie należy stosować kosztów uzyskania przychodu w sytuacji, gdy osoba zatrudniona wykonuje za odrębne wynagrodzenie obowiązki, które nie zostały wymienione w umowie o pracę. Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pracodawcy nie wolno również zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatków na spłatę kredytów czy reprezentację, a także odsetek naliczanych z powodu nieterminowych płatności. Nie należy również uwzględniać odpisów amortyzacyjnych przekraczających sumę 150000 zł.
Koszty uzyskania przychodu – podsumowanie
Koszty uzyskania przychodu to bez wątpienia ważne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Tym samym zdecydowanie warto odpowiednio dokumentować ich wysokość poprzez różnego rodzaju faktury i rachunki. Dzięki temu finanse firmy pozostaną pod ścisłą kontrolą, a osoby zatrudnione otrzymają wyższe wynagrodzenie netto za swoją pracę.