Prywatny pojazd osobowy może być użytkowany w prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak wiąże się to z ograniczeniami różnego rodzaju. Co warto wiedzieć mając wykorzystując samochód w firmie?
Z dniem 1 stycznia 2019 roku doszło do zmiany przepisów dotyczących rozliczania pojazdów w działalność gospodarczej. Między innymi zlikwidowano tak zwaną kilometrówkę PIT.
Ewidencja przebiegu pojazdu stosowana do grudnia 2018 roku
Do końca ubiegłego roku, gdy pojazd był ujęty w ewidencji środków trwałych, to przedsiębiorca miał możliwość ujęcia wydatków związanych z eksploatacją samochodu w kosztach podatkowych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, czyli w oparciu o kilometrówki PIT. Należało wykazać w tym dokumencie tylko te kilometry, które przedsiębiorca przejechał w celu prowadzenia działalności gospodarczej.
Wprowadzone zmiany w roku 2019
W celu pozbycia się wątpliwości co do zasady właściwych podstaw zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, gdy wykorzystuje się prywatny samochód w firmie, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zapisy w niej dokonywane są w systemie miesięcznym, ale rozliczane narastająco w ciągu roku.
Limit kosztów – od czego zależą?
Istnieje limit ograniczający możliwość zaliczenia wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych do kosztów. Ta kwota limitu wynika z przemnożenia liczby kilometrów realnego przebiegu pojazdu do celów działalności oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Stawki określonej w odrębnych przepisach tj. kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.
Limity dla samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą:
- przy pojemności skokowej silnika do 900 cm 3 – 0,5214 zł
- przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3 – 0,8358 zł
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy pojazdów:
- pojazdów osobowych stanowiących prawną własność przedsiębiorcy (wspólnika firmy)
- pojazdów osobowych będących własnością pracowników (w sytuacji, gdy są używane na potrzeby jazd lokalnych oraz zamiejscowych i ich rozliczanie nie jest ryczałtowe
- pojazdów osobowych używanych w oparciu o umowy użyczenia, najmu lub dzierżawy
- pojazdów osobowych zastępczych
Kto nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów?
Przedsiębiorcy nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w ściśle określonych sytuacjach jak:
- wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika w działalności gospodarczej przedsiębiorcy i rozliczanie kosztów eksploatacji w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne
- użytkowanie przez przedsiębiorcę samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu (w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym)
- wykorzystywanie przez przedsiębiorcę w działalności samochodu ciężarowego
Prywatny samochód w działalności gospodarczej od 1 stycznia 2019 roku
Z dniem 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy, którzy wykorzystują prywatny samochód w firmie, mają prawo ująć w kosztach podatkowych 20% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów PIT.
Ujęcie 20% kosztów eksploatacyjnych w KPiR
Wykorzystując prywatny samochód w działalności gospodarczej, niebędący środkiem trwałym, przedsiębiorcy nie mają od tego roku obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego.
Jednocześnie wydatki na eksploatację samochodu w działalności gospodarczej to:
- zakup paliwa
- koszt myjni
- koszt napraw
Powyższe wydatki mogą stanowić koszt podatkowy do 20% ich wartości. Ograniczenie to ma zastosowanie w sytuacji, kiedy prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy wykorzystywany jest zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych.
Dla kogo 100% kosztów eksploatacyjnych w KPiR?
Przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT w przypadku samochodów osobowych stanowiących środki trwałe w firmie, jak i prywatnych aut wykorzystywanych w trakcie działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z prywatnym samochodem osobowym, Ale tylko w sytuacji, gdy samochód wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej. Istnieje warunek konieczny, jaki musi zostać spełniony, aby pojazd mógł być uznany za używany tylko w działalności, to prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ponadto pojazd musi zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych.
Podsumowanie
Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać prywatny samochód w działalności gospodarczej. Ale nie są już zobowiązani do prowadzenia kilometrówki dla celów PIT, jednocześnie wciąż istnieje ewidencja pod postacią kilometrówki dla celów VAT. Aby odliczyć 100% wydatków związanych z eksploatacją prywatnych pojazdów w swojej firmie, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla celów VAT oraz wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych.