UPO to skrót od nazwy Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jest to jedyny dokument w postaci numeru potwierdzającego złożenie rocznego PIT-u lub innego dokumentu za pośrednictwem Internetu w systemie e-Deklaracje Ministerstwa Finansów. UPO jest porównywane, jeżeli chodzi o ważność, z dowodem nadania listu poleconego w placówce Poczty Polskiej. Ponadto jest to równoznaczne z potwierdzeniem złożenia deklaracji podatkowej.
Stanowi on zatem najważniejsze dla podatnika potwierdzenie weryfikacji przesłania druku przez Internet, że znalazł się on w organie podatkowym. Potwierdza on też datę, w której numer ten został przekazany podatnikowi składającemu zeznanie podatkowe. Numer-dokument UPO jest bardzo ważny w kontaktach z urzędem skarbowym. Dlatego też podatnik ma obowiązek przechowywać go przez 5 lat razem z wysłanym dokumnetem.
Elektroniczne deklaracje podatkowe PIT
Elektroniczne deklaracje podatkowe PIT dostępne są na stronie www.e-deklaracje.gov.pl. Podatnik sam decyduje, czy chce skorzystać z interaktywnych formularzy on-line w formacie PDF. Inna forma to aplikacja e-Deklaracje Desktop, którą należy zainstalować na komputerze. Z takich możliwości przesyłania elektronicznych deklaracji mogą skorzystać zarówno podatnicy, jak i płatnicy. Jedynym koniecznym warunkiem jest posiadanie identyfikatora podatkowego, tzn. numeru PESEL lub NIP. Poza tym niezbędny jest też dostęp do Internetu oraz program służący do odczytu plików w formacie PDF.
Dostępna na stronie Ministerstwa Finansów aplikacja e-Deklaracje Desktop jest dużym udogodnieniem dla podatników. Dzięki niej można sporządzić deklaracje podatkowe, korzystając z podpowiedzi pojawiających się przy każdej z pozycji formularza. Program ten dysponuje całym katalogiem formularzy, z którego podatnik może wybrać właściwy. Po wypełnieniu deklaracji podatkowej należy podpisać dokument danymi autoryzującymi, podając kwotę przychodu z poprzedniego roku podatkowego. Ostatnim krokiem jest wysłanie deklaracji za pośrednictwem systemu e-Deklaracje do urzędu skarbowego, któremu podlegamy. Dalej nadaje się numer referencyjny i UPO.
Sposób nadawania numeru UPO dla PIT
UPO nadawany jest wyłącznie takiemu drukowi, który uzyska status 200. Oznacza to, że jest on zweryfikowany pozytywnie po nadaniu mu wcześniej numeru referencyjnego. Na koniec zostanie wygenerowany numer UPO.
Należy pamiętać, że potwierdzeniem daty złożenia deklaracji jest data uzyskania UPO, ale także faktu, że deklaracja dotarła do organu podatkowego, zatem, że faktycznie ją złożono. Ponadto istnieje możliwość oczekiwania na UPO po złożeniu deklaracji do weryfikacji. Okres ten może mieć miejsce wówczas, gdy system urzędowy przyjmuje znaczną ilość formularzy, głównie pod koniec terminów rozliczeniowych. Pamiętajmy, iż termin na uzyskanie UPO może się wydłużyć do kilku, a nawet kilkunastu godzin. Bardzo ważne jest, aby pamiętać, że terminem złożenia jest uzyskanie UPO. W takim przypadku, gdy wyślemy deklarację online w ostatnich godzinach, a UPO uzyskamy po terminie, bezwzględnie należy wystąpić z czynnym żalem i informacją, by nie ponieść konsekwencji karnych skarbowych.
UPO nie tylko potrzebne dla PIT
Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu elektronicznego jest dokumentem potwierdzającym prawidłowe złożenie dokumentu urzędowego. Stanowi tym samym potwierdzenie faktu, że złożona przez nas dokumentacja odebrano i zweryfikowano przez właściwy podmiot administracyjny. Należy podkreślić, że nie ma tu znaczenia, jakie konkretnie dokumenty złożono.
Dotyczy to np. różnego rodzaju wniosków, w tym o wypłatę świadczenia 500+, ale oczywiście deklaracje PIT, roczne zeznania podatkowe czy składki na ubezpieczenie, JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, który stanowi elektroniczny zbiór ksiąg i dokumentów prowadzonych za pomocą programu komputerowego w wymaganym elektronicznym formacie.
W przypadku poszczególnych druków urzędowych prawidłowa wysyłka i potwierdzenie odbioru dokumentu może być przekazane za pomocą Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP) i Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (UPD) oraz wspomnianego już Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Wszystkie te typy potwierdzenia złożenia dokumentów możemy spotkać, korzystając z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, czyli ePUAP. Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu elektronicznego (UPO) otrzymujemy najczęściej w przypadku składania druków podatkowych do administracji skarbowej oraz drogą elektroniczną.
Wiele programów księgowych ma wbudowaną funkcję wysyłki dokumentów i uzyskania UPO.
Wszelkiego rodzaju dokumenty wysyłane przez podatników lub inne podmioty administracyjne drogą elektroniczną muszą przejść drogę nie tylko ich przekazywania, ale również dokładnej rejestracji oraz otrzymanego potwierdzenia.