Urlop wypoczynkowy to niezbywalne prawo każdego pracownika. To czas odpoczynku od pracy, regeneracji sił i zwolnienia tempa. Pracownik musi przed każdym urlopem wypisać wniosek o urlop skierowany do pracodawcy.
Dni wolnych pracodawca powinien udzielić zgodnie z planem urlopów, który ustala, biorąc pod uwagę dwa aspekty: wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Może być również tak, że harmonogram nie jest ustalany, jeśli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę albo taki organ nie istnieje. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Jednak należy pamiętać o tym, że niezależnie od tego, czy plan urlopowy w firmie jest, czy go nie ma, wniosek o urlop musi być każdorazowo złożony do pracodawcy, a ten musi wyrazić na niego zgodę.
Co powinien zawierać wniosek o urlop?
Wniosek o urlop zawiera tylko podstawowe dane i nie jest zbyt rozbudowany. Najczęściej pracodawcy mają swój wzór wniosku o urlop, ale nie jest on dokumentem standaryzowanym przepisami. Jeśli pracodawca nie ma gotowego druku, wystarczy odręczne lub wydrukowane podanie z niezbędnymi danymi.
W pierwszej kolejności podajemy swoje dane osobowe, miejsce i stanowisko pracy. Konieczne jest również podanie daty i miejsca sporządzenia wniosku. Następnie musimy umieścić dane firmy (ewentualnie dane przełożonego), do której jest kierowany prośba.
Kolejnym elementem jest już sam wniosek o urlop z podaniem terminu i rodzaju, z którego chcielibyśmy skorzystać. Jeśli jest to urlop wypoczynkowy wskazywany jest rok, za który jest rozliczany. Przykładowa treść może brzmieć:
„Zwracam się o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego przysługującego mi za rok 2020 w okresie od ….. do …..”
Pracownik musi również określić ilość dni urlopu, które w tym czasie wykorzysta. Dni wolne od pracy, np. weekendy albo wynikające z grafiku, nie są wliczane. Urlop trzeba wykorzystywać w kolejności lat, za które nam on jeszcze przysługuje. Urlop zaległy wykorzystujemy od najstarszego, ponieważ może się on przedawnić i wtedy nam przepadnie. W przypadku niektórych pracodawców konieczne może być podanie pracownika, który w tym czasie będzie nas zastępował. Wniosek oczywiście podpisujemy i dostarczamy naszemu pracodawcy.
W przypadku urlopów okolicznościowych należy także okazać odpowiedni akt (ślubu, urodzenia, zgonu).
Ile dni urlopu i jakie jego rodzaje przysługują pracownikowi?
Po przepracowaniu 10 lat (wliczając w to okres ukończonych szkół, ale bez ich sumowania) pracownikowi przysługuje 26 dni wolnych od pracy. Do tego czasu pracownikowi należy się 20 dni urlopu wypoczynkowego.
Ponadto ustawodawca przewidział urlop macierzyński (ojcowski), okolicznościowy (ślub własny, dziecka, śmierć niektórych osób bliskich – 1 lub 2 dni) i szkoleniowy (6 lub 21 dni), 2 dni tzw. opieki nad dzieckiem. Pracownik może także wykorzystać urlop bezpłatny za zgodą pracodawcy.
W ciągu roku każdemu pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie (wliczane do podstawy urlopu). Chęć skorzystania z nich pracownik musi zgłosić pracodawcy najpóźniej przed rozpoczęciem pracy w pierwszym dniu urlopu lub w drugim dniu nieobecności przy urlopie okolicznościowym (śmierć bliskiego).
W jakim czasie wypisać wniosek o urlop?
Wniosek o urlop pracownik musi wypisać przed jego rozpoczęciem. Dotyczy to również urlopu na żądanie. Jeśli jednak jest to niemożliwe, bo zawiadomienie pracodawcy odbywa się telefonicznie, mailowo czy przez sms, to wniosek taki należy uzupełnić niezwłocznie po powrocie z urlopu.
Czy pracodawca może nie uznać wniosku o urlop?
Przełożony może nie zgodzić się na dni wolne w każdym przypadku, jeśli zagrażałoby to ciągłości pracy firmy. Pracodawca tylko w jednym przypadku musi wyrazić zgodę na urlop, przy powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego.
Pracodawca może skrócić lub odwołać pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. W takiej sytuacji ma on obowiązek zwrócić koszty, które poniósł pracownik w związku z np. wyjazdem. Ważne jest to, że każdy pracownik ma prawo do jednorazowego, nieprzerwanego urlopu w wymiarze 14 dni w ciągu roku. Tego pracodawca musi bezwzględnie przestrzegać.
Resztę urlopu pracodawca i pracownik mogą rozłożyć na części i zwykle tak się dzieje. Co do zasady pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Jednak w razie problemów z jego wybraniem, można go przenieść na kolejny rok i wykorzystać do 30 września.