Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą i wystawiający faktury VAT może popełnić błąd w trakcie wypełniania dokumentu. Niezależnie od tego, czy dotyczy on nieprawidłowej kwoty, czy źle podanego nazwiska — wymagana jest poprawka. A zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. oraz art. 106K ust. 1 ustawy o VAT istnieją dwa sposoby, za pomocą których dokonuje się zmian w wystawionych i wprowadzonych do obiegu fakturach VAT. Pierwszym rozwiązaniem jest oczywiście faktura korygująca, drugim — nota korygująca.
Prawo do ubiegania się i otrzymania noty korygującej przysługuje każdemu nabywcy towarów lub usług, który uprzednio otrzymał fakturę z błędem. Bez znaczenia jest tutaj to, czy sam jest podatnikiem VAT, czy nie. Na czym jednak polega istota tego dokumentu? Kiedy się go wystawia, a kiedy nie można tego robić?
Jakie są najczęstsze błędy na fakturach i które z nich można poprawić za pomocą noty korygującej?
Zazwyczaj błędy na wystawianych fakturach VAT dotyczą szczegółów na temat sprzedawcy albo nabywcy. Rzadziej są to pomyłki w oznaczaniu towarów i usług. W szczególności błędy dotyczą zatem nieprawidłowych adresów i numerów NIP oraz nazw i nazwisk którejś ze stron. Rzadziej są to pomyłki związane z datą sprzedaży czy numerem kolejnej faktury. Poprawić można także sposób płatności oraz termin płatności.
Co ważne, za pomocą noty korygującej poprawia się jedynie treści formalne faktury. Takowe nie wiążą się natomiast z prawem do rozliczenia podatku od towarów i usług. Istotne jest również to, że za pomocą jednej noty można poprawić wiele błędów na danej fakturze. To znacznie ułatwienie, bo nie wymaga wystawiania dodatkowych dokumentów.
Których błędów za pomocą noty korygującej nie można poprawić?
Poprawić nie możemy między innymi jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub wykonanych usług, a także ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku. Poza tym, za pomocą noty nie poprawi się również wartości sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku i samej stawki podatku.
To jednak nie koniec. Tego rodzaju dokument nie nadaje się też do poprawiania sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług i wartości sprzedaży towarów, lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku. Z jego pomocą nie skoryguje się też kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
By poprawić na fakturze powyższe błędy, trzeba wystawić fakturę korygującą. Poza tym należy pamiętać o tym, by nie mylić noty korygującej z notą księgową. Tą drugą wystawia się na ogół, jako wewnętrzny dokument rozliczeniowy.
Nota korygująca — jej treść i obowiązujący termin wystawienia
Polskie przepisy z zakresu VAT nie wskazują jednoznacznie ostatecznego terminu wystawienia noty korygującej. Przedsiębiorca ma zatem szansę wystawić dokument, aż do chwili przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co jest ważne musi uzyskać jej akceptację. Przepisy nie precyzują sposobu jej uzyskania – może to być np. mail czy podpisana kopia noty.
Co zawiera nota korygująca? Przede wszystkim takim dokument musi być oznaczony wyrazami „nota korygująca”. Musi zawierać datę i kolejny numer, imiona i nazwiska stron transakcji, ewentualne nazwy firm, numery identyfikacji podatkowej oraz odpowiednie, dokładne adresy. Powinny być spisane na nim także dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca. Nie bez znaczenia pozostaje również określenie treści korygującej oraz tej, która jest prawidłowa.
Jeśli na błędnej fakturze zostały zawarte informacje dotycząc daty dostawy towarów lub wykonania usług oraz terminu otrzymania zapłaty, powinny znaleźć się też na nocie korygującej.
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.