Nota obciążeniowa

Jak wiadomo, faktura jest dowodem transakcji. Nie jest to jednak jedyny dokument, który w tym celu się wystawia. Wiarygodnym potwierdzeniem może być też nota obciążeniowa. Jest to dowód księgowy, który dokumentuje przychody oraz koszty niepodlegające opodatkowaniu VAT-em. W skrócie, nota obciążeniowa zawiera taki wyraz operacji, które nie dokumentuje się za pomocą faktury.

By lepiej zrozumieć jej istotę, należy zastanowić się nad tym, w jakim celu się ją wystawia. Nie bez znaczenia pozostaje też zapis na jej temat w ustawie o rachunkowości.

W jakim celu wystawia się notę obciążeniową i co mówią na jej temat przepisy?

Nota obciążeniowa najczęściej wystawiana jest w celu naliczania konkretnych odsetek za nieterminową spłatę zaległych należności. Sporządza się ją też, by naliczyć karę umowną za nieterminową, spóźnioną płatność. Poza tym notę tego rodzaju wystawia się także w ramach korekty pomyłek w innych dowodach księgowych. Co więcej, stosuje się ją również podczas przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę.

Jako że nota księgowa stanowi tak zwany dowód księgowy, musi zawierać wszystkie dla niego wymagane elementy. A te określa oczywiście art. 21 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim na tego rodzaju dokumencie musi znaleźć się zapis o rodzaju dowodu, jego numer identyfikacyjny, określenie stron, między którymi doszło do transakcji, a także data, w której transakcja została dokonana. Poza tym, na nocie obciążeniowej trzeba dokonać opisu operacji i wskazać jej wartości oraz umieścić podpis. Nie bez znaczenia pozostaje również miesiąc zapisu i sposób, w jaki nota została ujęta w księgach rachunkowych. Należy też pamiętać o podpisie osoby odpowiedzialnej za te czynności.

Księgowanie noty obciążeniowej

Z kolei zgodnie z § 12 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku, podstawą zapisów w księdze jest dowód księgowy. A pod tą nazwą kryje się zarówno rachunek, faktura, faktura VAT RR, jak i dokument celny. To również dokument zawierający informacje dotyczące zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów oraz dowody wymienione w § 13, oraz § 14 wskazanego rozporządzenia, które potwierdzają fakt konkretnej transakcji. Zgodnie z tym zapisem notę należy traktować, jako inny dowód księgowy — specjalny rodzaj dokumentu tego typu.

Nota obciążeniowa i jej wystawianie — zasady

W jaki sposób wystawiać i korygować notę obciążeniową? Zasady związane z tymi czynnościami nie są przecież wyszczególnione w ogólnych przepisach. Nie każdy wie, że regulacje w tej kwestii należy skonkretyzować w ramach danej jednostki i jej wewnętrznych przepisów. Może to zrobić kierownik przedsiębiorstwa czy jednostki, a następnie stworzyć odpowiedni zapis w dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości firmy.

Co ważne, notę obciążeniową tworzy się zawsze w przynajmniej dwóch egzemplarzach. Dokument wystawia upoważniony pracownik i przekazuje jeden egzemplarz drugiej stronie transakcji, a kolejny pozostawia w dokumentacji firmy.

Nota uznaniowa, nota obciążeniowa i obciążeniowo-uznaniowa — czy istnieją między nimi jakieś różnice?

Nazewnictwo omawianego dokumentu może być różne. Mimo że noty obciążeniowe bardzo często opisuje się także, jako noty uznaniowe lub obciążeniowo — uznaniowe – wszystkie te nazwy określają ten sam rodzaj dokumentu. Wiedza na ten temat jest bardzo ważna, ponieważ niektórzy przedsiębiorcy, otrzymując tego rodzaju pismo, nie wiedzą, czym ono w ogóle jest.

I chociaż notami księgowymi mogą posługiwać się praktycznie wszyscy przedsiębiorcy, najczęściej stosują je organizacje pozarządowe.  Najczęściej robią to w stosunku do składek członkowskich.