Refakturowanie – czym jest?

Refakturowanie jest pojęciem nieformalnym, ponieważ nie znajdziemy go w żadnych przepisach. Refaktur używa się jednak w sytuacji, w której przedsiębiorca odsprzedaje osobie trzeciej usługi wcześniej przez siebie zakupione. Finalny nabywca przejmuje na siebie w ten sposób koszty usługi.

Co to jest refakturowanie?

Jest to przeniesienie kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z usługi. Dotyczy to sytuacji, gdy podatnik nie działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej. Kosztami wykonania usługi zostaje obciążony ten, kto ostatecznie korzysta z usługi (w tym wypadku właśnie osoba trzecia).

Jakie są wyjątki od reguły?

Najczęściej refakturowanie dotyczy odsprzedaży usług. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby refakturować również odsprzedaż towarów.

Stosując refakturowanie, należy przyjąć tę samą stawkę VAT, która została użyta do pierwotnej faktury. Istnieje jednak kilka wyjątków od tej reguły. Niektórym podmiotom przysługuje bowiem ulga podatkowa. Co w takiej sytuacji?

Jeśli sprzedaży dokonuje podmiot, który nie jest czynnym płatnikiem VAT, wówczas na fakturze nie znajdzie się naliczona stawka podatku. W momencie odsprzedaży, gdy sprzedawcą jest czynny podatnik VAT, musi on naliczyć odpowiednią stawkę podatku na fakturze, zgodną z wartością właściwą dla danej usługi.

Warto również zwrócić uwagę, że refakturowanie nie może być podstawą do rozbicia na części usługi kompleksowej. W praktyce oznacza to, że nie można refakturować poszczególnych elementów usługi, która została określona jako całościowa.

Refakturowanie — o czym należy pamiętać

Warto pamiętać, że podmiot odsprzedający usługę, może doliczyć do niej swoją marżę lub prowizję.

Kosztów usługi nie można refakturować w przypadku, gdy odsprzedający wykorzystał ją w całości. Prawo dopuszcza jednak odsprzedaż części usługi z faktury pierwotnej.

Refakturowanie — jak przebiega

Dokument stwierdzający odsprzedaż, powinien wyglądać tak samo jak tradycyjna faktura. W tytule zawsze powinna pojawić się nazwa “faktura”, a nie “refaktura” (jako że przepisy podatkowe nie stosują tego pojęcia).

Co więcej, w związku z faktem, że odsprzedający może doliczyć swoją marżę lub prowizję, stawka VAT może być inna niż na pierwotnej fakturze. Z tego też powodu “refaktura” nie musi stanowić kalki dokumentu zakupowego.

Możliwa jest odsprzedaż zarówno po cenach pierwotnych, jak i z doliczeniem prowizji odsprzedającego. Warto jednak mieć świadomość, że nadużywanie refakturowania może zostać zakwestionowane przez organy skarbowe, jako że daje ono możliwość obciążania kontrahentów dodatkowymi kosztami za odsprzedawaną usługę.

W jaki sposób rozliczać przychód i koszty z refaktury?

Refakturowanie nie jest objęte odgórnie ustalonymi przepisami. Dlatego trudno jednoznacznie określić, w jaki sposób je rozliczać. Niekiedy organy podatkowe mają na ten temat rozbieżne opinie.

Najczęściej przyjmujemy, że koszty podlegające refakturowaniu, nie są związane bezpośrednio z przychodami. W związku, z czym są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

W przypadku rozliczania przychodu, na ogół zastosowanie mają przepisy z ustawy o podatku dochodowym. Mówią one, że przychód powstaje w momencie wykonania usługi lub jej części, jednak nie później niż w chwili wystawienia faktury albo wypłaty należności.

Jeśli jednak strony postanowiły rozliczać się w częściach, wówczas za termin przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego (okres ten ustalany jest indywidualnie. Taka informacja musi znaleźć się w umowie lub na fakturze). Warto jednak pamiętać, że w takim przypadku rozliczenie usługi poprzez refakturę powinno wystąpić przynajmniej raz w roku.

Gdy jednak okres rozliczeniowy nie został ustalony, za dzień powstania przychodu przyjmuje się datę wystawienia refaktury lub dzień uregulowania należności, jeśli została opłacona ona przed wystawieniem refaktury.