Rodzaje faktur i ich charakterystyki

Faktura to podstawowy dokument dla każdego przedsiębiorcy. Stanowi on dowód transakcji, której przedmiotem jest sprzedaż towarów lub usług.

Obowiązek wystawiania faktur spoczywa na podatniku VAT, w sytuacji, kiedy sprzedaje on towary lub usługi innemu podatnikowi VAT. Dotyczy to nie tylko transakcji stacjonarnych, ale również sprzedaży wysyłkowej. Faktura stanowi rodzaj dowodu porozumienia pomiędzy firmami, a także podstawę do uiszczenia należności.

Faktury mogą występować w formie papierowej lub elektronicznej. W każdym przypadku należy zadbać o odpowiednie warunki (bezpieczeństwo danych) oraz wymagany prawnie czas ich przechowywania (na przykład w razie kontroli skarbowej lub konieczności złożenia wyjaśnień lub korekt).

Jakie są rodzaje faktur? W Polsce funkcjonuje ich kilka. Najpopularniejszą jest z pewnością faktura VAT. Warto jednak zapoznać się z innymi rodzajami, aby wiedzieć, w jakich sytuacjach są wymagane oraz co powinny zawierać.

Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze?

Bez względu na rodzaj faktury, muszą się znaleźć na niej konkretne informacje. Ich brak na dokumencie może sprawić, że będzie on uznany za nieważny.

Dlatego, wystawiając fakturę, należy zawsze pamiętać o umieszczeniu na niej poniższych danych:

1. data wystawienia faktury;
2. numer faktury;
3. dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres siedziby oraz NIP);
4. data dostawy oraz data otrzymania zapłaty (jeśli należność została już uregulowana):
5. dane dotyczące sprzedanego towaru lub usługi (nazwa, kod magazynowy, ilość oraz cena jednostkowa);
6. kwota rabatu, jeśli dotyczy;
7. wartość towarów lub usług;
8. stawka podatku;
9. suma wartości sprzedaży netto;
10. kwota należna ogółem.

Umieszczenie samej nazwy “faktura” nie czyni jeszcze dokumentu prawdziwą fakturą. Istotne jest to, jakie informacje zawiera. Należy ściśle przestrzegać wytycznych, zgodnych z polskimi przepisami skarbowymi.

Jakie są rodzaje faktur?

Chociaż każda faktura ma swoje elementy stałe, poszczególne rodzaje wyróżniają się swoją własną specyfiką. Warto się z nimi zapoznać, aby nie zgubić się w gąszczu dokumentów i przepisów podatkowych.

Faktura VAT

Jest to najczęściej stosowana faktura, dokumentująca sprzedaż towarów lub usług innemu płatnikowi VAT. Co ważne, na życzenie, firma ma obowiązek wystawić ją nawet osobie nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Faktura podatnika zwolnionego z VAT

Jest to dokument wystawiany przez osoby zwolnione z płacenia podatku VAT. Mają one jednak możliwość wystawienia faktury, na mocy postanowień z 2014 roku. Ważną różnicą, w porównaniu z tradycyjnym dokumentem, jest podstawa prawna, która pozwala podatnikowi na zwolnienie z VAT. Stosowna informacja na ten temat musi się znaleźć na wystawionej przez niego fakturze.

Proforma

Jest to dokument, który nie pozostawia konsekwencji podatkowych. Nie ujmuje się go w KPiR ani w rejestrach VAT. Traktuje się go jako pomocniczy, w wymianie informacji między kontrahentami, na przykład co do ceny sprzedawanych towarów. W odpowiednim czasie należy na podstawie proformy wystawić fakturę VAT.

Faktura zaliczkowa

Faktura ta stanowi dowód wypłaty zaliczki, zadatku lub przedpłaty. Dokumentuje wpływ zaliczki w całości lub w części, jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Należy pamiętać, że faktur zaliczkowych nie wystawia się, między innymi, za dostawę energii elektrycznej oraz innych mediów, za stałą obsługę, na przykład biurową, oraz za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Faktura końcowa

Rozlicza ona wcześniej otrzymane zaliczki. Muszą się na niej znaleźć numery wszystkich wypłaconych zaliczek. Jeśli jednak faktury zaliczkowe pokrywają 100% należności, wówczas nie ma potrzeby wystawiania faktury końcowej.

Faktura korygująca

Wystawia się ją w sytuacji, gdy zajdzie konieczność korekty jakichś informacji na pierwotnym dokumencie lub, w międzyczasie, zaszły jakieś zmiany. Koniecznie muszą się na niej znaleźć słowa “korekta” lub “faktura korygująca”.

Faktura VAT marża

Wystawia się ją w przypadku, gdy transakcja dotyczy towarów używanych, handlu dziełami sztuki, handlu antykami lub przedmiotami kolekcjonerskimi, a także usługami turystycznymi. Marża oznacza w tym przypadku różnicę pomiędzy kwotą należności, uiszczaną przez nabywcę, a ceną, którą już wcześniej uregulował sprzedawca.

Faktura uproszczona

Ten rodzaj faktury można wystawić, kiedy kwota dokumentu nie przekracza 450 zł (albo 100 euro). Nie dotyczy to jednak sprzedaży wysyłkowej, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy i świadczenia usług na rzecz podmiotów spoza Unii Europejskiej.

Faktura VAT małego podatnika

Dotyczy podatników rozliczających się metodą kasową. Na dokumencie musi się jednak pojawić adnotacja “metoda kasowa”.

Faktura VAT RR

Związana jest z rozliczeniami z rolnikami ryczałtowymi. Wystawia ją podmiot kupujący płody rolne. Dokument musi zawierać nazwę “faktura VAT RR” oraz adnotację, że sprzedający jest rolnikiem ryczałtowym, zwolnionym od podatku od towarów i usług.

Mimo dość dużej ilości rodzajów faktur, należy pamiętać, że najważniejszą i najczęściej stosowaną jest tradycyjna faktura VAT.

Chcąc wystawiać różne rodzaje faktur można skorzystać z dobrze znanych programów, które zostały do tego stworzone jak np. Faktura Small Business czy Faktura Small Business Handel. Są to proste i funkcjonalne programy do fakturowania. Można je za darmo przetestować pobierając właściwy instalator ze strony producenta: https://www.mega-tech.com.pl.