Terminy wystawiania faktur

Udało się. Zrealizowaliśmy projekt. Teraz czas na rozliczenie. I tu pojawia się pytanie, kiedy dokładnie powinniśmy wystawić fakturę. Czy zawsze musimy zrobić to już po wykonaniu usługi lub sprzedaży? A jeśli tak, to ile mamy na to czasu? Te i inne kwestie porządkuje ustawa o podatku od towarów i usług. Warto znać te postanowienia, aby, prowadząc własną działalność gospodarczą, nie popełnić błędu, wiedzieć jakie są terminy wystawiania faktur i pilnować płatności i rozliczeń.

Obowiązek wystawienia faktury

Jest to powinność, która spoczywa na każdym podmiocie gospodarczym, który świadczy usługi lub sprzedaje towary. Fakturę VAT należy wystawić w sytuacji gdy dokonano:

• sprzedaży i/lub dostawy towarów albo świadczenia usług;
• sprzedaży drogą wysyłkową;
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• rozliczenia zaliczkowego.

Terminy wystawienia faktur — zasada ogólna

Ogólna zasada dotycząca terminów wystawiania faktur stwierdza, że dokument należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano zleconą usługę.

Dotyczy to również rachunków zaliczkowych, dokumentujących część lub całość zapłaty za towary, lub usługi.

Ta sama zasada dotyczy żądania faktury przez osobę fizyczną, nieprowadzącą działalności gospodarczej. Taką prośbę musi wyrazić ona najpóźniej do końca danego miesiąca, w którym doszło do sprzedaży lub wykonania usługi. Jeśli zrobi to później, wówczas przedsiębiorca ma na to 15 dni, licząc od daty zgłoszenia prośby.

Terminy wystawiania faktur — wyjątki od zasady ogólnej

Od zasady ogólnej istnieje szereg wyjątków, które określają inne terminy wystawiania faktur. Warto wiedzieć na przykład, że dokument można w niektórych przypadkach wygenerować, zanim doszło do transakcji, nawet do 30 dni naprzód.

Należy jednak zwrócić uwagę, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30, przed:

• dostawą towaru,
• wykonaniem usługi,
• otrzymaniem części lub całości zapłaty.

30-dniowy termin wystawienia faktury przed sprzedażą nie dotyczy dokumentów, które zawierają informacje o okresie rozliczeniowym, którego dotyczy dokument. Przede wszystkim chodzi o faktury dokumentujące:

• usługi oraz dostawę towarów z ustalonymi, następującymi po sobie terminami płatności lub rozliczeń;
• opłaty za media (wodę, gaz, prąd, itd.);
• usługi wynajmu, dzierżawy, leasing, stałą obsługę biurową, itd.

Szczególne terminy wystawiania faktur

Ustawa podatkowa określa jeszcze więcej wyjątków wyznaczających terminy wystawiania dokumentów. Zgodnie z nimi faktura nie może być wygenerowana później niż:

• 30. dnia — dla usług z branży budowlanej lub budowlano-montażowej;
• 60. dnia — dla usług drukowania książek. Nie dotyczy to ulotek, map, broszur, gazet i czasopism;
• 7. dnia od ustalonego w umowie dnia zwrotu – opakowania;
• wraz z upływem terminu płatności dla dostaw energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, usług telekomunikacyjnych, dzierżawy czy ochrony mienia, itp.

Powyższe zasady mogą z pozoru wydawać się skomplikowane, jednak po bliższym przyjrzeniu się, tylko kilka przypadków wymyka się ogólnej zasadzie terminu wystawienia faktury. Warto przy tym pamiętać, że wykonanie usługi lub sprzedaży wraz z wygenerowaniem dokumentu stwierdzającego ten fakt, wiążą się nieodłącznie z obowiązkiem uregulowania podatku VAT.

Na ogół obowiązek podatkowy powstaje w chwili wykonania usługi lub sprzedaży towarów. W części przypadków jednak powstaje on w momencie wystawienia faktury, stąd tak ważne jest, aby trzymać się ustalonych literą prawa terminów.

Wyjątki dotyczą przede wszystkim dostaw usług telekomunikacyjnych, grzewczych, najmu, obsługi prawnej lub biurowej oraz innych tego typu. W przypadku, gdy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a gdy nie została ona wygenerowana, wówczas przyjmuje się za nową datę najczęściej moment upłynięcia terminu płatności.