Dane osobowe pracownika a RODO

Przepisy związane z RODO zostały wprowadzone do Kodeksu Pracy. Mają one za zadanie chronić dane osobowe pracownika i kandydata do pracy. Dodatkowo mają zastosowanie do wszystkich pracodawców. Należy jednak mieć na uwadze, że Kodeks Pracy swoim zakresem nie obejmuje bardzo popularnych umów. Są to umowy cywilnoprawne: umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Zatem minęły już czasy, gdy pracodawca na rozmowie kwalifikacyjnej mógł zapytać pracownika lub kandydata praktycznie o wszystko, nawet o sprawy wyjątkowo osobiste. Aktualny stan prawny szczególnie chroni, zarówno prawem Unii Europejskiej, jak i krajowym, dane osobowe pracownika.

Ochrona danych osobowych pracownika

Pracodawca ma prawo żądać od kandydata, czy też późniejszego pracownika, o podania jedynie informacji o sobie, na jakie pozwala mu ustawodawstwo. Są również sytuacje, kiedy pracodawca nie może, a nawet nie wolno mu pytać o dane osobowe pracownika, które mogą mieć wpływ na przebieg i rodzaj jego pracy, dopóki ten sam ich nie wyjawi. W tym przypadku przykładem jest między innymi orzeczenie pracownikowi niepełnosprawności.

Jakie dane może uzyskać pracodawca od pracownika

W przypadku zatrudnienia, oprócz danych wymaganych, pracodawca ma prawo żądać od pracownika następujące dane:

• adres zamieszkania i chodzi tu o bieżący adres zamieszkania, głównie do celów korespondencyjnych nie zaś o adres zameldowania,
• numer PESEL, natomiast w przypadku jego braku inny rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• numer rachunku bankowego o ile pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia w przypadku, gdy nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• innych danych takich jak: dane osobowe pracownika, w tym także dane dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodzin.  Uwarunkowane jest to  koniecznością korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Zgodnie z art. 100 KP „polecenie służbowe” pracodawcy nakładające obowiązek na pracownika do udzielenia informacji niewymienionych w przepisach art. 221 KP lub w odrębnych przepisach jest niezgodne z prawem. Natomiast odmowa pracownika do jego wykonania bezwzględnie nie może stanowić podstawę rozwiązania umowy o pracę umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 KP).

Nie mniej jednak odmowa pracownika do udzielenia danych, o które prosi pracodawca, uprawnia pracodawcę do zastosowania odpowiedzialności porządkowej i może uniemożliwić nabycie uprawnień pracowniczych. Dodatkowo może, w przypadku wystąpienia innych okoliczności, przyczyniać się do wypowiedzenia umowy o pracę.

Pracownik z orzeczeniem niepełnosprawności, a jego dane osobowe

Poczynione ostatnie zmiany Kodeksu pracy znowelizowały także przepisy odnoszące się do pracowników, którzy posiadają orzeczenie o niepełnosprawności. Aktualnie pracownik oraz kandydat na pracownika nie mają obowiązku informować pracodawcy o swojej niepełnosprawności. Jeżeli jednak to zrobi, informacje te powinno się traktować jako szczególne dane osobowe pracownika o charakterze wrażliwym. Takie dane przetwarza się na szczególnych zasadach.

Należy pamiętać i zdać sobie sprawę, że zgodnie z art. 9 RODO przetwarzanie informacji na temat stanu zdrowia pracowników jest zabronione. Przepis art. 9 ust. 2 RODO dopuszcza jednak wyjątki od powyższej zasady. Przetwarzanie danych o stanie zdrowia jest dopuszczalne w przypadku, gdy:

• pracownik albo kandydat na pracownika wyrazi zgodę na ich przetwarzanie,
• przetwarzanie rzeczonych danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracodawcę w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Jednocześnie, aby pracodawca mógł przetwarzać dane o stanie zdrowia pracownika, powyższe przesłanki musi się spełniać równocześnie.

Zasada ta wskazana wyżej jest niejako potwierdzana w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej oznacza to: ustawę o rehabilitacji). Nie nakłada ona na pracownika obowiązku poinformowania pracodawcy o posiadanym orzeczeniu o niepełnosprawności. Oznacza więc to, że skorzystanie z uprawnień pracowniczych przewidzianych w tej ustawie, jest prawem, a nie obowiązkiem niepełnosprawnego pracownika.

W praktyce pracodawca nie może domagać się od pracownika wyjawienia informacji o jego stopniu niepełnosprawności. Wyjątkiem nie jest sytuacja, gdy niepełnosprawność pracownika pozwalałaby pracodawcy otrzymywać świadczenia socjalne czy skorzystać z ulg.

Dokumentowanie danych osobowych

Udostępnienie danych osobowych przez pracownika lub kandydata następuje w formie pisemnego oświadczenia osoby, której one dotyczą, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Oprócz pisemnych oświadczeń pracodawca ma prawo żądać udokumentowania informacji o kandydatach do pracy. Wymagają one zatem przedstawienia świadectw pracy oraz dokumentów potwierdzających ich kwalifikacje.

Następnie od 4 maja 2019 r. w wydawanych świadectwach pracy nie należy już umieszczać imion rodziców pracownika.

RODO dopuszcza sporządzenie odpisów (kserokopii) przedłożonych przez pracownika (kandydata) dokumentów. Przechowuje się je w aktach osobowych pracownika prowadzonych w postaci papierowej.

Należy przyznać, że przepisy RODO oraz związana z nim nowelizacja Kodeksu Pracy wpłynęły pozytywnie na ochronę danych osobowych pracowników, oraz osób ubiegających się o stanowisko pracy.