Wszystko dla biznesu

Jak prowadzić KPIR?

KPiR – ten tajemniczo brzmiący skrót oznacza Księgę Przychodów i Rozchodów, która stanowi rejestr wpływów oraz kosztów w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Odpowiednio prowadzony spis pomaga uporządkować finanse przedsiębiorstwa i pozwala ustalić roczny dochód firmy. Jak prowadzić KPIR?

Czemu służy Księga Przychodów i Rozchodów?

Księga Przychodów i Rozchodów to bardzo ważny dokument, który porządkuje wszystkie przychody oraz koszty poniesione przez firmę. W oparciu o zawarte w nim dane oblicza się dochód roczny, na podstawie którego ustala się podstawę opodatkowania, a także wysokość podatku. KPiR służy ponadto do rozliczania się z Urzędem Skarbowym.

Kto musi prowadzić KPiR?

Obowiązkiem prowadzenia KPiR objęci są ci przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych i odprowadzają podatek liniowy. Należy jednak pamiętać, że ich dochód w skali roku nie może przekroczyć 2 milionów euro. Po osiągnięciu tego progu należy bowiem przejść na pełną księgowość.

Ważną zmianą w kwestii KPiR (ustalenia z 2018 roku) stanowi brak konieczności informowania Urzędu Skarbowego o fakcie prowadzenia Księgi.

KPiR – czy dam radę prowadzić samodzielnie?

Choć sprawy podatkowo-księgowe to jeden z bardziej skomplikowanych aspektów prowadzenia firmy, przy odrobinie dobrej woli, każdy przedsiębiorca będzie w stanie sam opanować prowadzenie KPiR.

Aby nauczyć się samodzielnego prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów, możemy skorzystać z szerokiej oferty kursów księgowych (prowadzonych również online) albo z pomocą odpowiedniej literatury fachowej, której także nie brakuje na polskim rynku.

Czasem jednak samodzielna nauka nie wchodzi w grę lub po prostu nie masz na to czasu. Można wtedy zwrócić się po pomoc do sprawdzonego biura księgowego, które poprowadzi całą ewidencję i rozliczy Twoją działalność gospodarczą. Koszt takiej usługi jest najczęściej uzależniony od ilości dokumentów, które wymagają analizy.

Jak powinna wyglądać Księga Przychodów i Rozchodów?

Może być prowadzona w formie tradycyjnej, czyli papierowej, lub elektronicznej.

Papierową można zakupić w sklepie z akcesoriami biurowymi albo pobrać z Internetu i samodzielnie wydrukować. W wersję elektroniczną również można zaopatrzyć się w sieci. Należy jednak zwrócić szczególną uwagę, aby pochodziła ona ze sprawdzonego źródła. Ważne jest, aby pliki były odpowiednio zabezpieczone, zarówno przed dostępem osób niepowołanych, jak również przed zniszczeniem lub utraceniem. Elektroniczna wersji KPiR musi mieć ponadto format, który pozwala na wygodny wgląd w jej treść.

Zgodnie z prawidłowym wyglądem, Księga Przychodów i Rozchodów powinna zawierać 16 kolumn:

  1. liczba porządkowa wpisu;
  2. data wydatku lub przychodu;
  3. numer faktury lub dowodu zakupu;
  4. nazwa kontrahenta;
  5. dane kontrahenta;
  6. rodzaj transakcji;
  7. wartość sprzedaży towarów lub usług;
  8. przychody uzyskane oprócz sprzedaży towarów lub usług (na przykład odsetki od lokat bankowych albo dodatnie różnice kursowe);
  9. suma kwot z kolumn 7 i 8;
  10. zakup materiałów lub towarów handlowych;
  11. koszty uboczne;
  12. lista płac;
  13. pozostałe koszty (na przykład wydatki na media lub amortyzację);
  14. suma kwot z kolumn 12 i 13;
  15. kolumna ta pozostaje wolna, aby przedsiębiorca mógł wpisać inne zaszłości gospodarcze;
  16. koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Nasza Księga powinna zawierać także miejsce na ewentualne uwagi. Zazwyczaj dodaje się wówczas dodatkową, 17. kolumnę.

KPiR, jak prowadzić, o czym pamiętać?

Samodzielne prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów to nie jest czarna magia. Wystarczy poznać podstawowe zasady i wcielić w życie kilka wskazówek, które pozwolą uporządkować działalność swojego przedsiębiorstwa.

  • Dokumenty należy rejestrować, wpisując je narastająco od początku roku.
  • Warto uwypuklić w zestawieniu moment ujęcia kosztów, czyli datę wystawienia faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztów.
  • Wprowadzenie w swojej firmie metody kasowej ułatwia wygodne rozliczanie faktur, ponieważ dzięki niej, obowiązek podatkowy powstaje w momencie uregulowania płatności, a nie w chwili wykonania usługi/dostawy towarów. Podobnie działa faktoring (usługa wykupu wierzytelności od przedsiębiorcy przez firmę zewnętrzną). Umożliwia to płynność finansową tak potrzebną do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
  • W tabeli KPiR wpisujemy ceny brutto sprzedaży dla podmiotów zwolnionych z VAT, a ceny netto dla tych opłacających VAT.
  • Składki ZUS na ubezpieczenia społeczne mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
  • Umowy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie wpisuje się w kolumnę 12 lub 13 (w kwocie brutto).
  • Część opłat leasingowych można potraktować jako koszt przedsiębiorcy i odliczyć od podstawy opodatkowania.
  • Faktury walutowe rozlicza się na podstawie wartości przeliczonej na PLN, według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie dokumentu.
  • Pensje dla pracowników stanowią koszty uzyskania przychodu.

Warto pamiętać o tym, że systematycznie i rzetelnie prowadzona Księga Przychodów i Rozchodów pozwala uporządkować sprawy finansowe firmy i mieć wszystko pod kontrolą. Przedsiębiorca jest zobowiązany również do przeprowadzania inwentaryzacji na koniec każdego roku podatkowego (a także na początku, otwierając działalność gospodarczą).

Zostaw odpowiedź

Twoj adres e-mail nie bedzie opublikowany.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More