Koszty uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej

Każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, musi ponieść pewne wydatki, które pozwalają na osiągnięcie przychodu. Są to koszty uzyskania przychodu. W obowiązujących przepisach nie znajdzie się przykładów, co kwalifikuje się do tej kategorii ekonomicznej. Natomiast określone są wydatki, które nie zalicza się do kosztów firmy. Istotne jest to, że gdy przedsiębiorca nieprawidłowo zakwalifikuje koszty, grożą mu poważne konsekwencje. Dlatego wiedza o tym, jakie elementy zaliczyć można do tej grupy, jest niezwykle ważna.

Podstawowe informacje o kosztach uzyskania przychodu

Zgodnie z przepisami (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych) za koszty uzyskania przychodu uznaje się wydatki poniesione do osiągnięcia przychodów, a także zabezpieczenia źródła tych wpływów. Warto podkreślić, że określona kategoria ekonomiczna nie uwzględnia kosztów reprezentacji, wydatków na usługi gastronomiczne, zakupy żywności, napojów, czy też składki na rzecz grupy, w której uczestnictwo nie jest obowiązkowe.

Dokumenty stanowiące podstawę kosztów uzyskania przychodu

Zapisy dotyczące tego, jak dobrze udokumentować koszty uzyskania przychodu zawarte są w Rozporządzeniu dotyczącym prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Dokumenty, które stanowią podstawę zakwalifikowania nakładów do kosztów uzyskania przychodu, muszą być rzetelne i wypełnione w języku polskim. Zapisy muszą być trwałe i czytelne.

Gdy podstawę księgowania przygotowano w walucie obcej, przelicza się ją na złotówki. Podstawowe dokumenty to faktury, faktury VAT RR, rachunki, czy też dokumenty celne. Mogą to być również inne dokumenty, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z rzeczywistością. Ważne jest to, żeby uwzględniały one pewne elementy. Są właściwe, gdy określają wystawcę lub zawierają wskazanie stron, które uczestniczyły w operacji gospodarczej. Nie zapomnij też o dacie wystawienia lub dokonania operacji. Istotny jest przedmiot, jego wartość, a także ilościowe wskazanie. Prawidłowy dokument zawiera podpisy osób, które uprawnione są do udokumentowania operacji. Dowód oznacza się również indywidualnym numerem.

Potwierdzeniem kosztów uzyskania przychodu są także dowody wewnętrzne. W tym przypadku także ważne są pewne elementy — się datę, uwzględnia podpisy osób, które dokonały wydatku. Zasadnicze znaczenie ma nazwa, ilość, cena jednostkowa, a także wartość towaru. Gdy nie dotyczą one produktu, muszą zawierać przedmiot operacji, a ponadto wysokość kosztu.

Koszty uzyskania przychodu – jak wygląda rzeczywistość?

Biorąc pod uwagę przepisy, do kosztów uzyskania przychodu zalicza się w rzeczywistości wydatki, których nie określono w ustawie o podatku dochodowym. Warto podkreślić, że obowiązek udowodnienia, że koszty mają powiązanie z uzyskanymi przychodami, należy do podatnika. Nie muszą to być koszty, które mają bezpośredni związek z działalnością gospodarczą.

Podstawowe to nabycie towarów do celów handlowych i materiałów podstawowych. Jako przykład takich kosztów wymienia się zakup pieczęci, laptopa, telefonu, domeny internetowej, utrzymanie lokalu, czy wydatki związane z usługami księgowymi. Koszty uzyskania przychodu obejmują również opłaty bankowe, odpisy amortyzacyjne, wynagrodzenia pracowników, koszty reklamy, zakup wizytówek i wiele innych.

Bardzo popularnym rodzajem wydatku jest zakup paliwa, a także inne nakłady związane eksploatacją pojazdu służbowego. Na zakończenie podkreślić trzeba, że o tym co stanowi podstawę zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, decyduje rodzaj prowadzonej działalności.