Rozliczenia wydatków jakimi są koszty za paliwo w firmie
Sposób w jaki przedsiębiorca rozliczy koszty za paliwo oraz związane z użytkowaniem samochodu osobowego w swojej firmie zależy od sposobu jego użytkowania.
Samochód w firmie może być rozliczany po wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych, albo może to być prywatny samochód osobowy wykorzystywany w ramach działalności firmy. Przepisy nie wykluczają także wynajmu samochodu osobowego lub leasingu.
W każdym z wymienionych powyżej wariantów rozliczenie wydatków jakimi są koszty za paliwo samochodu osobowego różni się, jeśli chodzi o sposób rozliczenia podatku dochodowego i podatku VAT.
Odliczenie VAT od wydatków na użytkowanie samochodu osobowego
Przedsiębiorca będący płatnikiem VAT ma prawo do pełnego odliczenia VAT od nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu. Jednak tylko pod warunkiem, że samochód będzie użytkowany wyłącznie do celów służbowych. I na taki rodzaj użytkowania trzeba mieć potwierdzenie. Podatnik, aby korzystać z odliczenia ma obowiązek:
- zgłosić użytkowanie samochodu osobowego do celów służbowych w urzędzie skarbowym deklaracją VAT-26
- prowadzić kilometrówkę dla celów podatku VAT
- wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w swojej firmie
Istnieje możliwość użytkowania samochodu w firmie bez konieczności zgłaszania przy 50% odliczeniu VAT, ale tylko w sytuacji, gdy zdecyduje się użytkować prywatny samochód do celów służbowych. Wtedy nie są wymagane żadne dodatkowe ewidencje, jednak należy zakwalifikować do kosztów wartość netto z faktury oraz 50% nieodliczonego podatku VAT.
Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy
Istnieje taka możliwość w sytuacji, gdy samochód osobowy:
- stanowi własność lub współwłasność podatnika
- jest kompletny i zdatny do użytku
- będzie użytkowany jedynie na potrzeby działalności gospodarczej
- został oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu
- będzie użytkowany przez okres dłuższy niż 12 miesięcy
- to pojazd o wartości początkowej przekraczającej 10 000 złotych
Jeżeli pojazd spełnia powyższe warunki, to należy zakwalifikować go jako środek trwały i wprowadzić do ewidencji, i dokonywać jego amortyzacji.
Wtedy rozliczenie wydatku jakim są koszty za paliwo i innych wydatków eksploatacyjnych samochodu użytkowanego na cele prywatnie jak i służbowo ujmujemy w kolumnie 13 KPIR w kwocie 75% ich wartości.
To wynika bezpośrednio z nowelizacji ustawy o PIT, która wprowadza do art. 23 ust. 1 punkt 46a, który wskazuje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany do celów także niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
Żeby odliczyć 100% kosztów od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu osobowego będącego środkiem trwałym w firmie, osoba prowadząca działalność gospodarczą musi używać auta jedynie do celów służbowych związanych z działalnością firmy oraz prowadzić szczegółową ewidencję pojazdu. Jedną dla podatku VAT oraz podatku dochodowego. Poniesione przez przedsiębiorcę wydatki obejmują podatek VAT w wysokości wskazanej poprzez określenie sposobu wykorzystywania pojazdu.
Leasing – rozliczenie wydatku jaki są koszty za paliwo samochodu osobowego w firmie
W przypadku samochodów osobowych w leasingu rozliczenie kosztów paliwa następuje bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów. Osiąga wartość na poziomie 75% ich wartości w przypadku, jeżeli samochód osobowy użytkowany jest na potrzeby firmy oraz w celach prywatnych.
Jednocześnie istnieje możliwość ujęcia w kosztach 100% wartości wydatku eksploatacyjnego, ale tylko w przypadku użytkowania pojazdu tylko w celach służbowych związanych z prowadzonym biznesem. W tym przypadku przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia kilometrówki oraz zgłoszenia auta z użyciem deklaracji VAT-26.
Koszty za paliwo – rozliczenie prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, pojazdu będącego własnością podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, jeśli samochód nie jest składnikiem majątku w myśl art. 14 ust. 2 pkt 1 oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu.
Jednak wydatki i składki w wysokości 20% stanowią koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że pojazd jest wykorzystywany jednocześnie do celów związanych z prowadzeniem firmy.
Od 1 stycznia 2019 w wyniku nowelizacji ustawy o PIT zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego w przypadku użytkowania prywatnego samochodu w działalności gospodarczej. Dlatego, rozliczenie wydatku jakim są koszty paliwo prywatnego samochodu osobowego jest możliwe w wysokości 20% wartości wydatku, niezależnie od ilości przejechanych kilometrów w ramach prowadzenia działalności gospodarczej.
Wydatki związane z eksploatacją pojazdu prywatnego
Do wydatków związanych z eksploatacją pojazdu prywatnego zaliczamy:
- koszty paliwa
- koszty związane z przeglądami technicznymi i częściami zamiennymi
- ubezpieczenie pojazdu
I są zaliczane do kosztów w wysokości 20% poniesionych wydatków.