Każda firma zatrudniająca pracowników zobowiązana jest do prowadzenia akt osobowych. Od pewnego czasu, a mianowicie od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorstwa mogą wybierać pomiędzy systemem papierowym a elektronicznym. Związane jest to przede wszystkim z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem czasu przechowywania akt pracowniczych i elektronizacją. Warto zatem dowiedzieć się, jakie są zasady postępowania, jeśli chodzi o prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Jak długo i w jaki sposób przechowywać elektroniczne akta osobowe?
Podstawowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej
Osobowe akta elektroniczne to duże ułatwienie dla przedsiębiorców. Warto podkreślić, że akta elektroniczne powinny być równoznaczne z aktami prowadzonymi w tradycyjnej formie.
Dotychczas obowiązywał podział dokumentów osobowych na część A, B, a także C. Pierwsze obejmowały formularze związane z procesem rekrutacji, drugiem z przebiegiem zatrudnienia, natomiast ostatnie z zakończeniem stosunku pracy. Zmiany wprowadzają dodatkową część D, która obejmuje dokumenty, które dotychczas umieszczane były pod oznaczeniem C. Natomiast w nowej części C znajdują się akta dotyczące czasu pracy.
Do prowadzenia dokumentów elektronicznych potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny bądź kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Digitalizacja akt pracowniczych daje możliwość równoczesnego trzymania dokumentów zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
W jaki sposób przejść z formy tradycyjnej na elektroniczną?
Przepisy umożliwiają przedsiębiorcy przejście z dokumentów papierowych na elektroniczne i odwrotnie. Gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą podejmie decyzję o rezygnacji z tradycyjnego rozwiązania i zastosowania nowej procedury, niezbędne jest spełnienie dwóch warunków. Istotnym czynnikiem jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego, a ponadto zakup podpisu lub pieczęci elektronicznej.
Podkreślić należy fakt, że zmiana na wersję elektroniczną jest dużo prostsza. Niezbędne jest tylko wydrukowanie formularzy trzymanych w formie cyfrowej i złożenie podpisu przez pracodawcę bądź inną upoważnioną osobę. Przedsiębiorca musi powiadomić zatrudnionych o sposobie prowadzenia akt, a ponadto wszelkich zmianach w tym zakresie.
Jak długo należy przechowywać akta pracowników?
Ustawa wprowadza także inną ważną zmianę. Dotyczy ona skrócenia czasu przechowywania akt pracowniczych. Do tej pory dokumenty dotyczące zatrudnionych archiwizowało się przez 50 lat. Część dokumentów dotyczących między innymi urlopów, harmonogramów była trzymana przez 3 lata.
Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia dokumentów przez czas zatrudnienia, a dodatkowo zachowania ich przez 10 lat licząc od daty zakończenia stosunku pracy. W tym zakresie pracodawca musi spełnić określone wytyczne. Sposób przechowywania musi gwarantować poufność, formularze muszą być kompletne i integralne, dostępne, a także zabezpieczone przed uszkodzeniem. Co więcej, gdy akta stanowią dowód w sprawie, a pracodawca jest stroną procesu, firma przechowuje formularze do czasu zakończenie sprawy sądowej (nie krócej niż 10 lat). Natomiast jeśli organizacja nie jest stroną postępowania, okres ten wydłuża się do 12 miesięcy. Po tym terminie informuje się pracownika o konieczności odbioru dokumentów w ciągu 30 dni. Później pracodawca może zniszczyć akta.
Kiedy organizacja może dokonać zniszczenia dokumentów osobowych?
Po rozwiązaniu stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy. W ciągu 12 miesięcy po upływie czasu, który przeznaczony jest na odbiór dokumentu, pracodawca powinien zniszczyć akta. Wykorzystuje się taki sposób, który uniemożliwi ich odtworzenie.
Warto podkreślić, że firma zawiadamia pracownika o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentacji w ciągu 30 dni od daty zawiadomienia. Po śmierci określonej osoby prawo do dokumentów przysługuje dzieciom pracownika, jego małżonka lub przysposobionym. Formularze może odebrać także na przykład małżonek, wnuki, rodzeństwo, rodzice, w tym ojczym czy macocha.
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.