Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem wszystkich pracodawców bez względu na zatrudnioną liczbę pracowników. Jeżeli zatrudnia on tylko jednego pracownika, jest zobowiązany prowadzić dla niego indywidualną, imienną ewidencję czasu pracy. Obowiązek taki dotyczy wszystkich pracowników bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy tj. umowę, mianowanie, powołanie czy wybór.

Należy podkreślić, że od 1 stycznia 2019 r. zakres, sposób i warunki prowadzenia ewidencji czasu pracy określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W myśl tego przepisu zestaw informacji, które muszą znaleźć się w tym dokumencie, rozszerzono. Dotyczy ono godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dyżurów. W związku z tym pracodawca musi się zastosować do obowiązujących przepisów. Wynika z nich w sposób klarowny, jakie informacje musi zawierać ewidencja czasu pracy.

Podstawowe elementy ewidencji czasu pracy

Na mocy § 6 powyższego rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r., pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację. Zawiera ona sprawy związane ze stosunkiem pracy. W jej skład wchodzą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Dotyczą one ewidencji czasu pracy, wnioski pracownika, dokumenty związane i zgody pracownika np. na nadgodziny.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy zawiera takie informacje, jak: liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jeśli pracownik był nieobecny, zamiast godzin wpisuje się powód absencji, także gdy jest nieusprawiedliwiona. W przypadku urlopu trzeba zaznaczyć tytuł jego udzielenia.

Bardziej rozbudowana ewidencja występuje w przedsiębiorstwach z mniej standardowym rozkładem godzin. Wtedy uwzględnia się pracę w porze nocnej, dyżury oraz czas nadliczbowy.

Na spisie warto zaznaczyć podwładnych o szczególnych uprawnieniach i skróconym wymiarze czasu pracy np. młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe, matek karmiących czy niepełnosprawnych.

Wnioski pracownika

Do ewidencji czasu pracy należy dołączyć wszystkie wnioski pracownika do odpowiadającego okresu. Przykładami podań są np.

• urlopowy
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy
• zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (wg art. 143 Kodeksu pracy)
• prośba o ruchomą godzinę rozpoczynania wykonywania obowiązków (wg art.1401 § 2 Kodeksu pracy)
• zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
• zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (wg art. 188 Kodeksu pracy).

Dokumenty związane

Warto, aby pracodawca znał zapisy następujących artykułów Kodeksu pracy:

• art. 140 Kp – stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy,
• art.  513 Kp – uzgodnienie z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.

Szczegółowe uregulowania prawne związane z ewidencją czasu pracy

Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zawiera szczegółowe regulacje dotyczące ewidencji czasu pracy. Jest ona obowiązkowa i na jej podstawie ustala się wynagrodzenie i inne świadczenia pracownicze. Podwładny, na żądanie, ma pełny wgląd w ewidencję.

Bardzo istotne jest także określenie godzin rozpoczynania i kończenia pracy. Jest to bowiem niezbędne nawet wtedy, gdy pracowników obowiązują stałe rozkłady. Dzięki podawaniu tych godzin istnieje możliwość lepszej kontroli czasu pracy. Także można w łatwiejszy sposób ustalić przykładowo, kiedy zakończyła się poprzednia doba robocza. Oznacza to, że określenie tym samym ile ewentualnie wystąpiło godzin nadliczbowych. Dodatkowo zaś, czy nie doszło do dwukrotnego rozpoczęcia pracy w ciągu tej samej doby.

Na co dzień wielu pracodawców nie przykłada większej wagi do regularnego uzupełniania ewidencji. Dopóki nic się nie dzieje, takie drobne niedokładności nie pociągają większych konsekwencji. Jednak, gdy podwładny stanie się ofiarą wypadku, ustalenie na podstawie ewidencji, czy był w tym czasie w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, czy nie, staje się kluczowe przy odszkodowaniach, rentach czy dokumentacji BHP.

Należy zaznaczyć, że ewidencja czasu pracy obowiązuje również pracowników wykonujących pracę zdalnie. Można ją prowadzić we współdzielonych plikach z możliwością identyfikacji osoby i historią zmian lub w odpowiednim programie księgowo-kadrowym.

Na zakończenie warto zaznaczyć, że od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania ewidencji czasu pracy wynosi 10 lat. Liczy się on od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wyjątek stanowią odrębne przepisy przewidujące dłuższy okres jej przechowywania.