Nowa praca to bardzo duże przeżycie. Człowiek staje przed nowymi wyzwaniami, nieznanym dotąd otoczeniem i obowiązkami. Zawsze istnieje obawa, czy uda się podołać rzeczywistości. Jednak jest także ekscytacja związana z wykonywaniem ciekawych projektów. Przed przystąpieniem do realizacji zadań koniecznie trzeba załatwić różne formalności. Wśród nich wymienia się wypełnienie dokumentu, w którym podaje się niezbędne dane. Kwestionariusz osobowy pracownika związany jest z umową o pracę i wymaga wpisania podstawowych informacji osobowych. Dowiedz się, co dokładnie zawiera, a także jak to się ma do RODO.
Kwestionariusz osobowy pracownika – jakich personaliów może wymagać pracodawcami
Każda osoba, której uda się pozytywnie przejść przez proces rekrutacji i otrzymać wymarzone stanowisko pracy może być poproszona o podanie najważniejszych personaliów. Wśród nich wymienia się imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, PESEL, adresu urzędu skarbowego, w którym się rozlicza. Co więcej, przedstawia się także informacje dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, a także przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Jednakże wymaga się ich wówczas, gdy okazuje się to niezbędne do wykonywania konkretnej pracy lub wyliczenia urlopu. Pracownik ma obowiązek aktualizowania danych w przypadku ich zmiany.
Kwestionariusz osobowy pracownika – jakich dodatkowych danych może żądać pracodawca?
Przedsiębiorstwo zatrudniające może także egzekwować inne informacje od pracownika. Mogą to być dane osobowe pracownika, a także innych członków najbliższej rodziny. Jest to potrzebne w sytuacji szczególnych uprawnień, które przewidziane są prawem pracy np. dopisania ich do ubezpieczenia lub jako potwierdzenie, że pracownicy przysługuje tzw. “dni matki z dzieckiem”.
Ponadto uwzględnia się także numer konta bankowego, gdy zatrudniony nie złoży podania o wypłatę pensji do rąk własnych. Warto podkreślić, że zdarza się, że firma żąda wpisania innych informacji. W tym przypadku jednak obowiązek ich przedstawienia musi wynikać z odrębnych przepisów.
Jak kwestionariusz ma się do RODO?
Od maja 2018 roku w życie weszło rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE z 26 kwietnia 2016 roku. Dotyczy ono ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Wraz z nim pojawiło się wiele ograniczeń w zakresie informacji personalnych pobieranych od zatrudnionych. Jednakże nowe wytyczne podkreślają, że osoba reprezentująca pracodawcę może wymagać personaliów, które potrzebne są do nawiązania stosunku pracy. Jednocześnie nakłada obowiązek zabezpieczenia ich przed nieuprawnionym dostępem i przetwarzaniem.
Kwestionariusz osobowy pracownika – jakich informacji pracodawca nie może przetwarzać?
Istnieją dane, których przedsiębiorstwo zatrudniające nie może przetwarzać mimo zgody pracownika. Są to przede wszystkim takie, które dotyczą wyznania, orientacji seksualnej, czy też stanu zdrowia. Podkreślić należy fakt, że pracodawca może pozyskać informacje biometryczne, ale muszą one dotyczyć stosunku pracy. Co więcej, pracownik musi podpisać także odpowiednie oświadczenie. W przypadku, gdy pracownik nie wyrazi zgody na przetwarzanie takich danych osobowych, pracodawca nie ma prawa do odmowy zatrudnienia bądź wypowiedzenia umowy o pracę.
Przechowywanie akt osobowych pracownika
Przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników zobligowane jest do prowadzenia akt osobowych dla każdego zatrudnionego. W części A uwzględnia się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Natomiast w części B firma przechowuje formularze dotyczące stosunku pracy. Tutaj powinien zatem znaleźć się kwestionariusz osobowy pracownika. W tym miejscu uwzględnia się także zaktualizowany dokument w sytuacji zmiany personaliów. Należy je skutecznie zabezpieczyć przed dostaniem się do rąk osób nieupoważnionych.
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.